Bedrijfsvoering

HRM

Om haar taken te kunnen uitvoeren heeft de provincie voldoende en goed gekwalificeerde ambtenaren nodig. Het is de rol van HRM om dit te bewaken.

Herijking formatie
De toenemende werkdruk was eind 2021 aanleiding om een onderzoek te laten uitvoeren naar de structurele financiële en personele positie van provincie Flevoland. Dit onderzoek, uitgevoerd door het gespecialiseerde onderzoeksbureau Cebeon, wees uit dat Flevoland op dit moment 11% minder uitgeeft aan haar formatie dan vergelijkbare andere provincies. Dit ondanks het feit dat Flevoland aanmerkelijk meer gebruik maakt van (duurdere) externe inhuur. Daarnaast zal ook de groeiopgave een aanzienlijke extra inzet van mensen (€ 22 mln.) en middelen (€ 20 mln.) vragen. De verwachte financiële en personele consequenties van de groeiopgave zullen worden betrokken in de afspraken tussen Rijk en regio over de woningbouw. Om de huidige achterstand in de formatie in te lopen is een structurele verhoging van het formatiebudget van € 6,7 mln. nodig. In de perspectiefnota is voorgesteld hiervan in 2023 een verhoging van € 1,3 mln. toe te kennen en de besluitvorming over de resterende € 5,5 mln. over te laten aan het volgende college.

Doorontwikkeling organisatie
Natuurlijk gaat het er vooral om dat de organisatie goed is toegerust voor de taken waarvoor zij zich gesteld ziet. En dat hangt zeker niet alleen af van de omvang van het ambtenarenapparaat. Het gaat ook om de manier van werken, om de kennis en vaardigheden van de mensen die onze organisatie vormen. Dat is ‘het gezicht’ van de provincie naar buiten en bepaalt hoe succesvol we onze provinciale rol invullen. Die kwaliteiten van de organisatie moeten goed aansluiten op waar de samenleving behoefte aan heeft. En dat verandert mee met de samenleving. Het vraagt voortdurende aandacht om te kunnen blijven voldoen aan de eisen van de tijd. Onder de noemer ‘Doorontwikkeling organisatie’ worden verschillende trajecten uitgevoerd om de organisatie daarvoor beter toe te rusten. Deze richten zich vooral op de cultuur en de manier van (samen)werken.

Duurzaam woon-werkverkeer
De provincie is overgestapt op het hybride werken. Daardoor hebben medewerkers keuzemogelijkheden in waar zij wil hun werk doen en is het werken op het provinciehuis niet meer vanzelfsprekend. De verwachting is dat daardoor een afname plaats vindt van het gebruik van fossiele brandstof auto’s in het zakelijk verkeer, met als gevolg minder CO2 uitstoot. Tevens bevordert de provincie, als deelnemer aan de landelijke Coalitie Anders Reizen, het gebruik van het openbaar vervoer en de fiets voor woon-werkverkeer en dienstreizen. De provincie onderzoekt hoe zij ook in de voorzieningen en regelingen voor het gebruik van het openbaar vervoer in het woon-werkverkeer, rekening kan houden met de praktijk van het hybride werken.  

Participatiewet
Als regenboogprovincie heeft Flevoland diversiteit en inclusie hoog in het vaandel staan. Dit geldt ook in relatie tot de medewerkers die tot de doelgroep van de Participatiewet behoren. Inmiddels zijn zij vertrouwde en welkome collega’s die een onlosmakelijk onderdeel van de organisatie vormen. De coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat veel mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt niet beschikbaar waren voor functies binnen organisaties. Desondanks is Flevoland succesvol gebleven in het werven van kandidaten uit de doelgroep en voldoet daardoor nog steeds aan de wettelijke quotumnorm voor de Participatiewet. Met hun aanwezigheid geven de participatiemedewerkers extra kleur aan de diversiteit binnen de organisatie en leveren ze een waardevolle bijdrage aan het behalen van de provinciale doelstellingen.

Interne beheersing en rechtmatigheid

Financiële applicatie
Binnen provincie Flevoland leefde al langere tijd een behoefte om het huidige financiële systeem, dat al sinds 2013 in gebruik is, te vervangen door een nieuw, modern systeem. Begin 2021 is daarom een Europese aanbesteding gestart, met als resultaat een contract met leverancier iQibt voor de implementatie van de applicatie SAP. Met de uitvoering hiervan is vanaf februari 2022 begonnen. Het nieuwe financiële systeem moet aansluiten op de strategische doelen van de provincie (waaronder de nieuwe ideeën over de besturing van de organisatie en de opgaven), goed aansluiten op de werkprocessen van de provincie en de betrokken medewerkers adequaat faciliteren en adequate financiële sturing op alle niveaus van de organisatie mogelijk maken door middel van passende informatie voor managers en medewerkers.
Het nieuwe financiële systeem gaat meer functionaliteit bieden dan het huidige systeem; zo is bijvoorbeeld  een project- en vaste activa-administratie nieuw voor de provincie. De implementatie van het systeem vindt projectmatig plaats. Het is de bedoeling om aan het begin van het nieuwe boekjaar  (1 januari 2023) live te gaan met het nieuwe systeem. Dit betekent dat de implementatietijd relatief kort is en dat  de focus op de basis-functionaliteit  wordt gelegd. De komende jaren zullen met nieuwe releases- de  mogelijkheden van SAP verder worden  benut, waaronder de ondersteuning van ‘opgavegericht werken’.

Interne beheersing en rechtmatigheid
Het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording (RMV) door GS in de jaarrekening wordt met ingang van verslagjaar 2023 ingevoerd. Het wetsvoorstel ‘versterking decentrale rekenkamers’ is op 31 mei 2022 aangenomen door de Tweede Kamer. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording (RMV) is onderdeel van dit wetsvoorstel. De behandeling van het wetsvoorstel in de Eerste Kamer is naar verwachting nog in 2022. De voorgestelde wetswijziging is slechts een beperkte technische wijziging van de Provinciewet. De verdere uitwerking van de RMV zal met name geschieden door wijzigingen aan te brengen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO).

De invoering van de RMV onderstreept de politieke aanspreekbaarheid van GS en heeft naar verwachting een kwaliteitsverhogend effect op de (financiële) bedrijfsvoering bij provincies. We toetsen ons eigen handelen aan wet- en regelgeving, de afspraken die met PS zijn gemaakt en leggen daarover verantwoording af. Deze werkwijze sluit aan bij de werkwijze zoals die bij de Rijksoverheid reeds gangbaar is, waar de minister direct verantwoording aflegt over de (financiële) rechtmatigheid aan de Tweede Kamer. Daarnaast is het doel van de wetgeving dat het gesprek over de rechtmatigheid plaatsvindt tussen GS en PS en niet met de accountant. Op die manier kan PS zijn controlerende rol beter invullen en is de accountant alleen verantwoordelijk voor de getrouwheidstoetsing van de jaarrekening waar de RMV van het college onderdeel van uitmaakt.

Formeel verandert er niet zo veel: impliciet was het college altijd al verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, zowel financieel als niet-financieel. Wat wel verandert is dat de verantwoording in de jaarrekening wordt opgenomen en dat deze moet zijn onderbouwd. GS moeten expliciet aantonen dat zij rechtmatig hebben gehandeld. De uitkomsten van de VIC, die in opdracht van GS wordt uitgevoerd, vormen de basis voor de onderbouwing en het uiteindelijke rechtmatigheidsoordeel van GS in de jaarrekening. De VIC-onderzoeken zijn afgestemd op de door PS vastgestelde goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Feitelijk baseert ook de accountant zich de laatste jaren al op het onderzoekswerk van de VIC, bijvoorbeeld van de Europese aanbestedingen en de verleende subsidies.

In het voorgeschreven verantwoordingsmodel worden bij het overschrijden van de verantwoordingsgrens alle niet rechtmatig tot stand zijn gekomen baten, lasten en balansmutaties opgenomen. In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt beschreven welke actie wordt ondernomen om de onrechtmatigheid in de toekomst te voorkomen.

We baseren ons (meerjarig) controlebeleid op de ‘three lines of defence’ waarmee we vaststellen hoe in de organisatie control is ingericht. We richten de interne beheersing en de internal auditfunctie zo in dat GS de RMV in de jaarrekening gemotiveerd rechtmatig kunnen verklaren.

Monitoring aanbevelingen

Het is gebruikelijk dat de onderzoeken van de Randstedelijke Rekenkamer worden gemonitord. Deze monitor wordt als bijlage bij het Jaarverslag gevoegd. Op deze wijze kunnen PS volgen hoe de overgenomen aanbevelingen zijn uitgevoerd.

Automatisering en informatievoorziening

Cloud strategie
In 2022 is de verhuizing van de ICT omgeving naar het Hybrid Cloud Datacenter succesvol afgerond. Dit is de eerste stap in de uitvoering van de Cloud strategie van de provincie: ICT draait zo veel mogelijk buiten het provinciehuis en wordt als dienst afgenomen van leveranciers, voor zowel de infrastructuur (hardware) als de informatiesystemen (software) waardoor de IV-organisatie zal toegroeien naar flexibele en wendbare regie-organisatie. Deze strategie is gekozen om te kunnen blijven voldoen aan een hoge beschikbaarheid van de informatiesystemen, om te anticiperen op de snelle ontwikkelingen op ICT-gebied met de daarbij gepaard gaande toenemende complexiteit en de steeds belangrijker wordende cyberweerbaarheid.

Onderdeel van het Hybrid Cloud Datacenter is de inrichting van een 'Public Cloud Landingzone'. Dit ondersteunt niet alleen het Dataplatform van Provincie Flevoland maar draagt ook zorg voor de noodzakelijke veilige koppelingen tussen toekomstige nieuwe Software as a Service (Saas) systemen zoals het financiële- en HRM systeem en ondersteunt de ontwikkelingen op datagedreven werken.

De volgende stap van de cloud strategie zal voortkomen uit de aanbesteding 'Veilige connectiviteit en toegang'. Doelstelling is afnemen van een dienst die veilige end-to-end connectiviteit levert, inclusief de toegang tot andere IV-diensten. Dit op een zodanige wijze dat de provincie en de gebruikers (medewerkers, partner organisaties, leveranciers van de provincie en andere organisaties) hun werkzaamheden naar tevredenheid kunnen uitvoeren en daarmee bijdragen aan de doelen en opgaven van de provincie.
De nieuwe leverancier wordt volledig verantwoordelijk voor het werkend maken en werkend houden van de dienstverlening. Het is volledig aan de leverancier om de invulling van de dienst met een bepaalde technologie te doen zolang maar aan de kwaliteitscriteria en wet- en regelgeving van de provincie wordt voldaan. De dienst vereenvoudigt en moderniseert het huidige versnipperde landschap op het gebied van connectiviteit, security en toegang en maakt het direct mogelijk om de doelen van de Cloud strategie te concretiseren,  de dataontsluiting ten behoeve van datagedreven werken te ondersteunen en is een onmisbare schakel om de digitale weerbaarheid op het juiste niveau te brengen. De in ontwikkeling zijnde IV-regieorganisatie kan sturen op maximale ondersteuning van de organisatie en de leverancier van de dienst en andere leveranciers in de ICT-keten stimuleren met elkaar samen te werken. Zodoende dragen de IV-regieorganisatie en de leveranciers bij aan de realisatie van een optimale digitale werkomgeving voor de provinciale medewerkers en de samenwerkingspartners. Deze dienst vormt voor de provincie ‘de digitale weg naar de toekomst’.

Datagedreven werken
Datagedreven werken ondersteunt werkprocessen in de hele keten van ontwerp tot beheer. Als de data op orde is en informatiestromen verbeteren, kunnen dubbelwerk en fouten voorkomen worden waardoor faalkosten verminderen. Data moet éénmaal vastgelegd worden en meervoudig gebruikt kunnen worden. Hierdoor wordt niet alleen de informatiepositie van de provincie versterkt maar draagt het ook bij aan een goed en transparant participatieproces. Het kan ervoor zorgen dat er weloverwogen keuzes gemaakt kunnen worden bij het realiseren van onze ambities en opgaven, zeker als deze met elkaar moeten concurreren. We hebben immers vaak te maken met een stapeling van opgaven en ambities op het gebied van de woningbouwopgave, energietransitie, klimaatadaptatie, landbouw, circulaire economie en mobiliteit.

Door goed gebruik van data te maken kunnen we ook inzetten op de kracht van 3D visualisatie. Dit impliceert dat we de wijze waarop we nu onze data en informatie opslaan zullen moeten aanpassen en ons meer zullen moeten confirmeren aan standaarden en een meer uniforme werkwijze. Data moet aan het begin van de keten zoveel mogelijk als geodata worden opgeslagen om het eenvoudiger te ontsluiten, te visualiseren, te simuleren, te monitoren en door te geven in de procesketen.

Door de toenemende complexiteit en hoeveelheid data, wordt kennis van data toepassingen en de juiste manier van uitwisseling van bestanden een basisvaardigheid voor een grotere groep medewerkers. We zullen ons moeten committeren aan het aanleren van nieuwe vaardigheden en ons houden aan de afspraken die horen bij het op de juiste wijze opslaan van onze data en informatie. Een belangrijke pijler om het datagedreven werken mogelijk te maken is het dataplatform. Het helpt bij het in samenhang combineren van data, het analyseren, het ontsluiten en visualiseren voor een bredere doelgroep en biedt ook kansen voor monitoring en rapportages.

Doelstelling is data zoveel mogelijk los gekoppeld van werkprocessen en applicaties te ontsluiten voor een zo’n breed mogelijk publiek (eerst intern en later ook extern). Als PF willen we toewerken naar alle data op één datainfrastructuur voor zowel woningbouw, landbouw, energie en mobiliteit. Dit kunnen wij niet alleen en daarom wordt de samenwerking opgezet met de 6 Flevolandse gemeenten en het waterschap.

Er zijn meerdere instrumenten om data te vertalen naar producten op basis waarvan we strategische beslissingen kunnen nemen. Daarom willen we een aantal pilots uitvoeren waar we van kunnen leren en die kunnen uitgroeien naar nieuwe werkmethoden.  

Digitale weerbaarheid
In 2023 zullen nieuwe 'Europese Acts' op het gebied van Digitalisering impact hebben op de bedrijfsvoering van Provincie Flevoland, met name op cyberweerbaarheid, privacy en data. De vastgestelde
'Informatiestrategie 2021-2024' zal hierop moeten worden aangepast en in 2023 worden uitgebreid naar een gezamenlijk vast te stellen 'Digitaliseringsstrategie'.

De eerste stappen voor het verbeteren van onze digitale weerbaarheid zijn al gezet in 2020 met de vaststelling van een informatiebeveiligingsbeleid gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (gemeenschappelijk kader overheid voor basis veiligheidsniveau) en de IPO afspraken omtrent een gezamenlijk streven naar ISO27001 certificering. Belangrijk onderdeel hierin is dat de gezamenlijke provincies werken aan de oprichting van een Informatieknooppunt Cyber Security (IKP CS). Doelstelling is om per 31-12-2023 ISO27001 certificeerbaar te zijn. Versterking en borging van cyberweerbaarheid is een randvoorwaarde geworden voor de verdere digitalisering van de provincie. Informatieveiligheid is een maximaal samenspel tussen bestuur, directie en de CISO en Functionaris Gegevensbescherming (FG). Op basis van risicoanalyses specificeren en prioriteren we de generieke maatregelen en werken we deze uit naar specifieke maatregelen. Het proces waarmee de provincie de effectiviteit van de genomen maatregelen t.o.v. de toenemende risico’s beoordeelt vindt continu plaats. Middels het opzetten van een managementsysteem voor informatieveiligheid willen we sturing geven aan de digitale weerbaarheid. Het managementsysteem richt zich op het bewaken van de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie en de bijbehorende voorzieningen van informatieverwerking. We starten met de processen Bibob, Burgemeesterszaken en Koninklijke onderscheidingen.

Interprovinciale Digitale Agenda
De Interprovinciale Digitale Agenda (IDA) verbindt digitalisering met de grote maatschappelijke opgaven die Nederland en provincies bezighouden. Het programma wordt in 2023 nog voortgezet en in 2023 zal duidelijk worden hoe de interprovinciale samenwerking op Digitalisering structureel geborgd kan worden.

Inkoop en aanbesteding

We stellen een nieuw inkoopbeleid op. In dit inkoopbeleid zijn thema’s opgenomen voor Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) ’. Deze thema’s worden toegepast bij alle aanbestedingen op basis  van ‘comply or explain’. Dit betekent dat bij alle inkopen vooraf wordt bepaald of, en zo ja, op welke wijze invulling kan worden gegeven aan de thema’s Klimaat- en Milieubewust inkopen, Circulair inkopen, Sociaal inkopen en Ethisch inkopen (inclusief ketenverantwoordelijkheid (ISV De provincie kiest ervoor om naast de inzet vanuit de Participatiewet/ Quotumwet de focus te leggen op sociaal inkopen door het toepassen van social return. Verder kiest de provincie ervoor om ook bij inkopen aandacht te hebben voor diversiteit en inclusie.

Het inkoopbeleid sluit onder andere aan bij:

• Eigen afspraken zoals het Coalitieakkoord 2019-2023 en actieplan ‘Het Goede Voorbeeld’;
• Afspraken in samenwerkingsverband gesloten, zoals de Metropool Regio Amsterdam (MRA);
• Landelijke afspraken zoals het 'Klimaatakkoord', het 'Schone Luchtakkoord' en het 'Deltaplan Biodiversiteitsherstel'.

Parallel aan de ontwikkeling van het inkoopbeleid, wordt onder andere gewerkt aan de borging en monitoring en het contractmanagement. Contractmanagement speelt niet alleen een cruciale rol bij borging en monitoring van het nieuwe inkoopbeleid maar ook bij beheersing van rechtmatigheid.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Onder de AVG worden privacyrechten versterkt en krijgen met name overheidsorganisaties meer verantwoordelijkheden bij het verwerken en beveiligen van persoonsgegevens. In de organisatie wordt extra aandacht besteed aan datalekken, cyberaanvallen en het voorkomen daarvan door middel van bewustwording, het maken van back-ups tegen mogelijke gevolgen van ransomware en continue bijhouden van onder meer technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

Wet open overheid

De Wet open overheid (Woo) vervangt per 1 mei 2022 de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Intentie van de wetgever is het stimuleren van een toegankelijke en transparante overheid. Dat betekent onder meer dat overheidsorganisaties verplicht worden om meer categorieën documenten (in de breedste zins des woords) actief openbaar te maken en dat de beantwoordingstermijn van de Woo (voorheen Wob-)verzoeken korter is geworden. De Woo moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Daartoe dient het informatiebeheer op orde gebracht en gehouden worden, ook met het oog op de nieuwe archiefwet.

Er is sinds april 2022 een meerjarig programma in werking met een focus op ‘Informatiehuishouding op Orde’ en actieve openbaarmaking, waarbij ook de aanbevelingen van de Randstedelijke Rekenkamer worden meegenomen.  

Qua fasering zijn er op hoofdlijnen vier plateaus vastgesteld om te groeien naar een ‘Flevolandse norm’ in openbaarmaking en toegankelijkheid, samen met inliggende gemeenten en een klankbordgroep met een representatieve vertegenwoordig van de Flevolandse samenleving. Het eerste plateau loopt van 2022 tot en met 2023 en heeft als belangrijke speerpunten:

• Bewustwording bij medewerkers en managers en het ontwikkelen van ambtelijk vakmanschap (informatiebeheer en openbaarmaking) door het ontwikkelen en aanbieden van trainingen;
• Het implementeren van software-oplossingen zoals een search engine en een anomiseringstool, in samenwerking met het IPO;
• Het experimenteren met zgn. ‘by-design’-concepten met het oog op een mogelijke schaalsprong d.m.v. innovatie, met behulp van een multidisciplinaire proeftuin;
• Het optimaliseren van informatiestromen, informatievoorziening en informatiebeheer met onze samenwerkingspartners en het inrichten van de eerder genoemde klankbordgroep om te komen tot een eerste opzet van een ‘Flevolandse norm’.  

Daarnaast zullen er twee informatiecategorieën ter hand worden genomen die actief openbaar gemaakt zullen worden. Het Rijk schrijft deze fasering in overleg met de koepels verplicht voor. Deze fasering is nu nog niet bekend. Het actief openbaar maken van extra informatiecategorieën is daarbij toegestaan.
Samenvattend staat het eerste plateau vooral in het teken om een forse impuls te geven aan ‘de basis op orde’.